Feature Request: Korrekte Stornierung, Ausfallgebühr und Rückerstattung bei Online-Buchungen

Hallo zusammen,

wir wünschen uns dringend eine bessere Möglichkeit, online gebuchte und bereits (an-)bezahlte Termine bei einer Absage oder einem Nichterscheinen korrekt abzuwickeln.

Konkretes Beispiel aus unserer Praxis

Eine Kundin bucht online einen Termin mit mehreren Behandlungen und leistet dabei bereits eine Zahlung/Anzahlung.

Die Kundin sagt den Termin anschließend kurzfristig, beispielsweise einen Tag vorher aus gesundheitlichen Gründen, ab.

Die Behandlungen haben somit nicht stattgefunden. Es gab auch noch keine Beratung oder Prüfung, ob die von der Kundin online ausgewählten Behandlungen bei ihr überhaupt durchgeführt werden können.

Gemäß unseren Stornierungsbedingungen möchten wir in einem solchen Fall beispielsweise 50 € als Ausfallgebühr einbehalten und den restlichen Betrag erstatten.

Aktuelles Problem

Momentan können wir diesen Vorgang im System leider nicht sauber abbilden.

In unserem konkreten Fall stehen jetzt weiterhin alle ursprünglich gebuchten Behandlungen im System. Gleichzeitig werden 50 € als einbehalten bzw. online bezahlt angezeigt.

Da die Behandlungen tatsächlich nicht durchgeführt wurden, blieb uns aktuell nur die Möglichkeit, die einzelnen Behandlungen mit 0 € abzurechnen.

Dadurch sieht es im Nachhinein jedoch so aus, als wären sämtliche Behandlungen für 0 € durchgeführt bzw. abgerechnet worden.

Das entspricht nicht dem tatsächlichen Vorgang und ist insbesondere für die Nachvollziehbarkeit und buchhalterische Dokumentation aus unserer Sicht problematisch.

Unser Vorschlag

Optimal wäre eine eigene Funktion für die Stornierung bzw. Abwicklung solcher Termine.

Beim Bearbeiten des Termins könnte man beispielsweise einen entsprechenden Status/Stornierungsgrund auswählen:

• Kunde hat rechtzeitig abgesagt

• Kunde hat kurzfristig abgesagt

• Kunde ist nicht erschienen / No-Show

• Absage aus gesundheitlichen Gründen

• Absage durch das Unternehmen

• Sonstiger Grund

Anschließend sollte ausgewählt werden können, wie mit einer bereits geleisteten Zahlung umgegangen wird.

Beispiel:

Gesamtzahlung: 200 €
Ausfall-/Stornierungsgebühr: 50 €
Rückerstattung: 150 €

Dann könnte man beispielsweise auswählen:

„Termin stornieren → Kunde kurzfristig abgesagt → 50 € Ausfallgebühr einbehalten → 150 € zurückerstatten.“

Die ursprünglich gebuchten Behandlungen sollten dadurch als „nicht durchgeführt / storniert“ gekennzeichnet werden und nicht als Leistungen erscheinen, die für 0 € durchgeführt wurden.

Zusätzlich wäre es sehr hilfreich, wenn man bei der Erstattung flexibel zwischen folgenden Möglichkeiten wählen könnte:

Fester Betrag: z. B. 50 € einbehalten und Rest erstatten

Prozentual: z. B. 30 % einbehalten und 70 % erstatten

Vollständige Rückerstattung: 100 % zurückerstatten

Keine Rückerstattung: z. B. bei einem No-Show entsprechend der hinterlegten Stornierungsbedingungen

Bei Online-Zahlungen wäre es außerdem ideal, wenn die Rückerstattung direkt über die ursprünglich verwendete Zahlungsart abgewickelt werden könnte.

Wichtig wäre vor allem eine klare Trennung

Behandlung durchgeführt → normale Abrechnung

Termin storniert → Behandlung wurde nicht durchgeführt

No-Show → Behandlung wurde nicht durchgeführt

Ausfallgebühr → separater Betrag aufgrund der Stornierung/des Nichterscheinens

Rückerstattung → vollständige oder anteilige Erstattung der bereits geleisteten Zahlung

So wäre später eindeutig nachvollziehbar, was tatsächlich passiert ist, anstatt mehrere Behandlungen mit jeweils 0 € abrechnen zu müssen.

Wir würden uns daher sehr wünschen, dass eine entsprechende Stornierungs-, Teilrückerstattungs- und Ausfallgebührenfunktion für Online-Buchungen ergänzt bzw. freigeschaltet wird.

Vielleicht betrifft dieses Problem auch andere Nutzer. Gerade bei mehreren online gebuchten Behandlungen und bereits geleisteten Zahlungen würde eine solche Funktion die Abwicklung erheblich vereinfachen und wesentlich sauberer darstellen.

Vielen Dank 🙏