Hallo zusammen, wir wünschen uns dringend eine bessere Möglichkeit, online gebuchte und bereits (an-)bezahlte Termine bei einer Absage oder einem Nichterscheinen korrekt abzuwickeln. Konkretes Beispiel aus unserer Praxis Eine Kundin bucht online einen Termin mit mehreren Behandlungen und leistet dabei bereits eine Zahlung/Anzahlung. Die Kundin sagt den Termin anschließend kurzfristig, beispielsweise einen Tag vorher aus gesundheitlichen Gründen, ab. Die Behandlungen haben somit nicht stattgefunden. Es gab auch noch keine Beratung oder Prüfung, ob die von der Kundin online ausgewählten Behandlungen bei ihr überhaupt durchgeführt werden können. Gemäß unseren Stornierungsbedingungen möchten wir in einem solchen Fall beispielsweise 50 € als Ausfallgebühr einbehalten und den restlichen Betrag erstatten. Aktuelles Problem Momentan können wir diesen Vorgang im System leider nicht sauber abbilden. In unserem konkreten Fall stehen jetzt weiterhin alle ursprünglich gebuchten Behandlungen im System. Gleichzeitig werden 50 € als einbehalten bzw. online bezahlt angezeigt. Da die Behandlungen tatsächlich nicht durchgeführt wurden, blieb uns aktuell nur die Möglichkeit, die einzelnen Behandlungen mit 0 € abzurechnen. Dadurch sieht es im Nachhinein jedoch so aus, als wären sämtliche Behandlungen für 0 € durchgeführt bzw. abgerechnet worden. Das entspricht nicht dem tatsächlichen Vorgang und ist insbesondere für die Nachvollziehbarkeit und buchhalterische Dokumentation aus unserer Sicht problematisch. Unser Vorschlag Optimal wäre eine eigene Funktion für die Stornierung bzw. Abwicklung solcher Termine. Beim Bearbeiten des Termins könnte man beispielsweise einen entsprechenden Status/Stornierungsgrund auswählen: Kunde hat rechtzeitig abgesagt Kunde hat kurzfristig abgesagt Kunde ist nicht erschienen / No-Show Absage aus gesundheitlichen Gründen Absage durch das Unternehmen Sonstiger Grund Anschließend sollte ausgewählt werden können, wie mit einer bereits geleisteten Zahlung umgegangen wird. Beispiel: Gesamtzahlung: 200 € Ausfall-/Stornierungsgebühr: 50 € Rückerstattung: 150 € Dann könnte man beispielsweise auswählen: „Termin stornieren → Kunde kurzfristig abgesagt → 50 € Ausfallgebühr einbehalten → 150 € zurückerstatten.“ Die ursprünglich gebuchten Behandlungen sollten dadurch als „nicht durchgeführt / storniert“ gekennzeichnet werden und nicht als Leistungen erscheinen, die für 0 € durchgeführt wurden. Zusätzlich wäre es sehr hilfreich, wenn man bei der Erstattung flexibel zwischen folgenden Möglichkeiten wählen könnte: Fester Betrag: z. B. 50 € einbehalten und Rest erstatten Prozentual: z. B. 30 % einbehalten und 70 % erstatten Vollständige Rückerstattung: 100 % zurückerstatten Keine Rückerstattung: z. B. bei einem No-Show entsprechend der hinterlegten Stornierungsbedingungen Bei Online-Zahlungen wäre es außerdem ideal, wenn die Rückerstattung direkt über die ursprünglich verwendete Zahlungsart abgewickelt werden könnte. Wichtig wäre vor allem eine klare Trennung Behandlung durchgeführt → normale Abrechnung Termin storniert → Behandlung wurde nicht durchgeführt No-Show → Behandlung wurde nicht durchgeführt Ausfallgebühr → separater Betrag aufgrund der Stornierung/des Nichterscheinens Rückerstattung → vollständige oder anteil

Den Funktion die Dienstleistungen für je Mitarbeiter einzuteilen sowie den Termin als ein weiterer Punkt zur kostenfreien nutzung

Beautinda verfügt bereits über ein rollenbasiertes Berechtigungssystem. Aktuell sind die vorhandenen Rollen jedoch vordefiniert. Ich würde mir wünschen, dass Studioinhaber zusätzlich eigene Rollen erstellen und die jeweiligen Berechtigungen individuell konfigurieren können. Dabei sollte für jede benutzerdefinierte Rolle festgelegt werden können, welche Daten und Funktionen Mitarbeiter sehen, bearbeiten oder ausführen dürfen. Beispiele: Telefonnummern anzeigen oder maskieren E-Mail-Adressen anzeigen oder maskieren Anschriften anzeigen oder ausblenden Kundennotizen und Kundenhistorie einsehen Kundendaten anlegen, bearbeiten oder löschen Termine erstellen, bearbeiten oder stornieren Umsätze, Preise und Statistiken einsehen Kassen- und Verwaltungsfunktionen nutzen Hintergrund Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Studio, Position und Verantwortungsbereich deutlich. Feste Standardrollen können diese Unterschiede nur begrenzt abbilden. In unserer Branche gibt es zudem eine vergleichsweise hohe Mitarbeiterfluktuation. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt vollständigen Zugriff auf Kundendaten wie Telefonnummern, E-Mail-Adressen oder Anschriften. Durch eine gezielte Maskierung könnte der unberechtigte Zugriff auf Kundendaten und die mögliche Abwerbung von Kunden deutlich erschwert werden. Ziel Das bestehende RBAC sollte um folgende Möglichkeiten erweitert werden: Eigene Rollen erstellen Bestehende Rollen kopieren Berechtigungen einzeln aktivieren oder deaktivieren Lese-, Bearbeitungs- und Löschrechte getrennt vergeben Sensible Kundendaten vollständig oder teilweise maskieren Rollen einzelnen Mitarbeitern zuweisen Damit könnten Studioinhaber das Prinzip der minimalen Berechtigung umsetzen und jedem Mitarbeiter nur die Zugriffe geben, die für seine Tätigkeit tatsächlich erforderlich sind.

Ich würde gerne meinen Kalender nur noch für Bestandskundinnen frei halten. Da ich keine Kapazitäten mehr habe, kann ich keine Neukundinnen aufnehmen und möchte keine neue Buchungen für Neukunden zulassen. Gibt es eine Lösung dafür?

Es wäre super, wenn man mehrere Kalender aus der ICloud importieren könnte, so dass man nicht immer manuell die Blockzeiten eintragen muss.

Es wäre toll, wenn man bei der Kundenverwaltung auch gleich eine Dokumentation dabei hätte. Also wo ich eintragen kann, was ich wie gearbeitet habe und dass dann jederzeit nachlesen kann bzw. eine Kollegin sieht, was schon gearbeitet wurde zb.

Es wäre cool, wenn man ein Kürzel für selbst eingetragene Termine oder auch Abrechnung /Kassenabschluss eingegeben werden muss. Sodass nachvollziehbar ist wer was wann gemacht hat. In diesem Zuge vielleicht auch mit Zeitstempel.

Ich wünsche mir, dass man neben einer Stornierungsfrist von 24 Stunden auch eine Stornierungsfrist von 48 Stunden auswählen kann. Es wäre schön, wenn diese Möglichkeit ebenfalls angeboten würde.

Ich würde es toll finden wenn es Termine für Premium Kunden zu vergeben gibt für zb außerhalb der Geschäftszeiten mit einem Preisaufschlag .

Wenn man im Studio Kundentermine einträgt, kann man in Beautinda nur aus einer Liste auswählen. Toll wäre wenn es in Gruppen oder sogar in Symbole eingeteilt wäre. Siehe Beispielbilder

Ich würde eine vereinfachten und übersichtlichen Tagesabschluss gut finden. Einfach ein Button bei Kassenabrechbung wo man ein button hat für die Entnahme wenn man was entnimmt. Sowie ein Zählprotokoll.

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Schulungen sollten auch über mehrere Tage gehen können und diese Tage sollten dann blockiert werden können.

Es wäre auch schön, wenn nicht nur die Leistungen bzw. Kategorien farblich gezeigt werden sondern auch die Mitarbeiter je eine Farbe hätten. Leicht schattiert würde schon reichen. Ich denke es wäre, vor allem ab 3 Mitarbeitern sicher übersichtlicher.

Den Wunsch gab es schon mal, wurde bisher aber leider nicht realisiert, obwohl das wichtig ist: die Kunden haben immer nur die nächsten 3 Tage online zur Ansicht, um Termine zu buchen und müssen sich ewig durchklicken, wenn sie z.B. einen Monat im Voraus den Termin buchen wollen. Auch wenn ich z.B. 4 Wochen im Urlaub bin oder lange im Voraus ausgebucht bin, dauert es, bis man sich durchgeklickt hat und wieder Termine erscheinen. Es macht schon Sinn, wenn man den ganzen Monat einsehen könnte und die buchbaren Tage farbig markiert sind. So können Kunden direkt das Wunschdatum auswählen und dann die freien, möglichen Termine sehen. Geht schneller und ist übersichtlicher und verhindert das Kunden das Ganze abrechen, weil sie glauben, es gibt anscheinend keine freien Termine mehr.

Ich hätte gerne die Funktion, dauertermine einzutragen. Einige meiner Kunden kommen im regelmäßigen Abstand zb alle 2 Wochen zur Massage, das ganze Jahr. Aktuell muss ich jeden Termin einzeln einbuchen.

Dass bei der Terminbuchung die Telefonnummer als Pflichtfeld eingerichtet wird und zusätzlich die Eingabe der Ländervorwahl verpflichtend ist. Der Hintergrund ist, dass Terminerinnerungs-SMS nur dann zuverlässig zugestellt werden können, wenn die Telefonnummer vollständig inklusive Ländervorwahl erfasst wird. Besonders bei Kundinnen und Kunden aus Österreich kommt es ohne die Ländervorwahl häufig dazu, dass keine Erinnerungs-SMS versendet werden können.

Zur weiteren Optimierung des Buchungsprozesses wird die Einführung einer Self-Service-Funktion für Terminstornierungen und Terminverschiebungen essentiell. Kundinnen und Kunden sollten die Möglichkeit erhalten, ihre Termine innerhalb einer frei definierbaren Frist (z. B. bis 24 oder 48 Stunden vor dem Termin) eigenständig zu stornieren oder umzubuchen. Nach Ablauf dieser Frist sollte keine direkte Stornierung oder Verschiebung mehr möglich sein. Stattdessen kann über das Buchungssystem eine Stornierungsanfrage gestellt werden, die vom Studio geprüft wird. Sofern gemäß den hinterlegten Stornierungsbedingungen eine Ausfallgebühr anfällt, sollte diese automatisiert in Rechnung gestellt werden. Eine entsprechende Benachrichtigung an den Kunden sowie die automatische Erstellung der Rechnung würden den gesamten Prozess standardisieren, den administrativen Aufwand reduzieren und gleichzeitig für Transparenz sowie eine einheitliche Umsetzung der Stornierungsrichtlinien sorgen.